§1 Foreningens navn er Øm Klosters Venner.
Foreningen har hjemsted i Skanderborg Kommune.
§2 Foreningens formål er:
At samle kredsen af personer med interesse for Øm Klosters historie og Øm Kloster Museum som en del af Museum Skanderborg.
At virke som museets støtteforening, herunder at medvirke til bevarelse af og udbredelse af kendskabet til Øm Kloster Museum.
At udpege og vælge 3 medlemmer til Museum Skanderborgs Kontaktudvalg. Mindst 1 medlem skal være fra Øm Klosters Venners bestyrelse i henhold til denne institutions vedtægter.
§ 3 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest tre måneder efter regnskabsårets udløb. Indvarsling sker til det enkelte medlemskabs sidst opgivne e-mail adresse til foreningen og offentliggøres på elektroniske og sociale medier, herunder i kalenderen på Museum Skanderborgs hjemmeside. Indvarslingen skal ske senest 14 dage forud for generalforsamlingens afholdelse og skal indeholde mindst følgende dagsorden.
1.Valg af dirigent.
2.Aflæggelse af beretning.
3.Aflæggelse af regnskab, fremsættelse af budgetforslag.
4.Et af de af foreningen udpegede medlemmer af Kontaktudvalget orienterer om udvalgets /bestyrelsens arbejde.
5.Forslag fra bestyrelsen.
6.Indkomne forslag.
7.Fastsættelse af kontingent.
8.Valg af bestyrelsesmedlemmer.
9.Valg af 1. og 2. suppleant.
10.Valg af 2 revisorer.
11.Valg af revisorsuppleant.
12.Eventuelt.
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 15. januar i året for generalforsamlingen.
Alle beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Ved vedtægtsændring kræves dog, at 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Skriftlig afstemning skal finde sted, såfremt et medlem måtte ønske det. Skriftlig afstemning skal finde sted såfremt et medlem måtte ønske det. Der kan stemmes ved personlig fuldmagt. Ved husstandsmedlemskab har hver husstand to stemmer, ved personligt medlemsskab en stemme.
§4 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt 3 medlemmer af bestyrelsen måtte finde det nødvendigt, eller såfremt der fremsættes krav herom af mindst 25% af medlemmerne. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker efter de samme regler som ved ordinær generalforsamling. Hvis ekstraordinær generalforsamling kræves, skal indkaldelse ske inden 1 måned fra modtagelsen af kravet.
§5 Medlemskontingent fastsættes af generalforsamlingen. Øm Klosters Venner hæfter kun for sine forpligtelser med den foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.
Øm Klosters Venners likvide midler anbringes til bedst mulig forrentning under praktisk hensyntagen til den daglige drift.
§6 Øm Klosters Venner tegnes af formanden plus 1 bestyrelsesmedlem.
§7 Udpegning af de 3 medlemmer til Museum Skanderborgs Kontaktudvalg forestås af foreningens bestyrelse.
§8 Hvert år i januar udarbejdes regnskab. Regnskabet underskrives af kasserer, bestyrelse og revisorer. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
§9 Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling.
Valg sker for 2 år ad gangen, således at der hvert år afgår hhv. 3 og 4 medlemmer.
§10 Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Ved konstituering udpeger foreningens bestyrelse 3 medlemmer til Museum Skanderborgs Kontaktudvalg jf.§2,stk3. i foreningens vedtægter. Valget sker ved simpelt stemmeflertal.
Bestyrelsen skal arbejde på at opfylde foreningens formål.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer er til stede, herunder formand eller næstformand.
Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden finder anledning hertil, dog mindst 2 gange årligt - 1 forårsmøde og 1 efterårsmøde. Indkaldelse til bestyrelsesmøde foretages af formanden så vidt muligt med 14 dages varsel og med vedlagt dagsorden.
2 medlemmer af bestyrelsen kan kræve bestyrelsesmøde afholdt til behandling af et bestemt emne.
Bestyrelsens beslutninger indføres i en protokol, hvori også mindretal kan forlange optaget sine motiverede holdninger.
Protokollen underskrives af mødedeltagerne.
Beslutningerne på generalforsamlingen føres ligeledes til protokols og underskrives af dirigenten.
§11 Opløsning af foreningen kan kun ske på en generalforsamling. Mindst halvdelen af foreningens medlemmer skal være til stede (dette er også muligt ved fuldmagt, jvfr. §3) og stemme for opløsningen. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt, indkaldes med mindst 14 dages varsel til en ny generalforsamling. På anden generalforsamling kræves der til opløsning af foreningen mindst ¾ af de fremmødte stemmer for.
§12 I tilfælde af foreningens opløsning overdrages dens aktiver til Øm Kloster Museum som en del af Museum Skanderborg.
Seneste ændringer vedtaget på generalforsamlingen 9. marts 2023.